Elektronikus számla

Az elektronikus számla egy olyan számla, ami – az adott ország által meghatározott és elfogadott – elektronikus jelek formájában tartalmazza a számla adatokat. Az elektronikus számlákra vonatkozó szabályok valamelyest országonként eltérnek. Magyarországon 2004-ben, a számviteli törvény módosításával vezették be az elektronikus bizonylat fogalmát, amikortól is lehet elektronikus számlát kiállítani. Az elektronikus számlákat a Nemzeti Adó- és Vámhivatal a hatályos jogszabályok szerint elfogadja, valamint az egyes közigazgatási területeken kötelezővé tette azok befogadását és kezelését (pl. elektronikus beszámoló elektronikus számlája).

Fogalma

Az elektronikus számla olyan nem papír alapú számla, amely egy eredeti példányban készül, és egyszerűen fájlmásolás útján sokszorosítható. Az ÁFA tv. 175. § (1) bekezdése alapján számlát elektronikus úton kibocsátani kizárólag abban az esetben lehet, ha a számla és az abban foglalt adattartalom sértetlensége, valamint eredetiségének hitelessége biztosított. Az elektronikus számla és adattartalmának sértetlensége azt jelenti, hogy a számla megegyezik az eredetileg kibocsátottal, a számlára utólag semmiféle változtatást, módosítást nem vezethetnek. Az elektronikus számla eredetének hitelessége alatt az értendő, hogy technikai eszközök segítségével egyértelműen azonosítható a számlát kibocsátó, és minden kétséget kizáróan megállapítható, hogy a számlát a számlán szereplő adóalany bocsátotta ki.

Kiállításának módjai

Az ÁFA törvény 175. §-a egyértelműen rendelkezik az elektronikus számla kiállításának módjáról, amely alapvetően két módon történhet.

PKI számla

(Public Key Infrastructure) = nyílt kulcsú infrastruktúra

Az elektronikus aláírási törvény (Eat.) határozza meg az elektronikus iratok aláírásának rendjét. Ennek megfelelően legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírással és minősített szolgáltató által kibocsátott időbélyegzővel ellátott elektronikus dokumentum kezelhető számlaként. Természetesen nincs akadálya, hogy a számla kibocsátásakor a fokozott biztonságú elektronikus aláírásnál szigorúbb követelményekkel rendelkező minősített elektronikus aláírás kerüljön alkalmazásra.

Elektronikus aláírás

Minősített szolgáltató által kibocsátott elektronikus aláírás a számla hitelességét és eredetiségét hivatott igazolni. Az elektronikus számla és az elektronikus aláírás ebben az esetben elválaszthatatlanok egymástól. Egy elektronikus aláírás csak egy számlához tartozik és fordítva. Ha egy aláírt számlán bármilyen apró változtatás történik, akkor az aláírás már nem rendelhető hozzá, így az elveszíti a hitelességét. Az elektronikus aláírás nyilvános kulcsú titkosítással, más néven aszimmetrikus kulcspárú (RSA) titkosítással valósul meg.

Időpecsét

Az időpecsét a számla létrehozásának pontos időpontját adja meg. A PKI rendszerben kiállított számlák esetében így pontosan tudjuk, hogy ki, mikor, milyen tartalommal hozott létre egy számlát, amely információk letagadhatatlanok.

Minősített hitelesítés-szolgáltatók

Elektronikus aláírást kizárólag a Nemzeti Hírközlési Hatóság által minősített szolgáltatótól lehet vásárolni. Minősített elektronikus aláírást szolgáltatók névsorát a Nemzeti Hírközlési Hatóság honlapján lehet megtekinteni (http://www.nhh.hu).

EDI számla

Az Electronic Data Interchange (EDI) rendszerben, azaz elektronikus adatcsere rendszerben létrehozott és továbbított számlához nincs szükség hitelesítő-szolgáltatóra, az adatcsere és a rendszer csak kétszereplős. Ebben az esetben a számlán szereplő adatok megbízhatóságát, hitelességét a rendszer zártsága biztosítja, amely lehetetlenné teszi a kommunikációba történő bármilyen külső beavatkozást. Az EDI rendszernek így nem alapfeltétele az elektronikus aláírás, mivel lényegében két számítógép zárt kommunikációjáról van szó. Emiatt azonban a feleknek szükséges előzetesen és írásban megállapodni arról, hogy pontosan milyen formátumot használnak és részletes technikai leírást adnak mind az EDI adatokról, mind pedig a rendszer használatáról. Ehhez a szerződéshez a 46/2007 PM rendelet egy ajánlott mintát is tartalmaz, amely összhangban áll az uniós ajánlással.

Egyéb módszer

Az 1999/93/EK irányelv alapján létezik egy harmadik módszer, amely az uniós tagállamoknak viszonylag tág mozgásteret enged. Az EU előírása kizárólag azt határozza meg, hogy az adattartalom sértetlenségét és az eredetiség hitelességét biztosítania kell a módszernek. Számunkra, mint befogadó fél számára ez azért fontos, mert ennek megfelelően az Európai Unión belülről érkező elektronikus számlák nemcsak az elektronikus aláírással és az EDI rendszeren keresztül továbbítva hitelesek, hanem más módszerrel előállított számlák is megbízhatóak lehetnek, ha biztosított azok adattartalmának sértetlensége és eredetiségének hitelessége.

A legfrissebb 2010/45/EK irányelv szintén nagyobb rugalmasságot biztosít az e-számla kiállítónak, abból a célból, hogy az elektronikus számlázás elterjedjen az EU-ban.

E-számla megjelenése

Az elektronikus számla fájlformátumára semmilyen jogszabályi előírás nincsen. Lehet képfájl (jpg), szöveges fájl (txt) vagy PDF állomány, akár többfajta kimenet is megvalósítható. Azonban csak azt a fájlt lehet elektronikus számlaként elfogadni, amelyet a kibocsátó elektronikusan aláírt.

A 46/2007. PM rendelet az elektronikus számla fájlformátumát határozza meg és nem a kibocsátás formátumát. Azaz az elektronikus számla kibocsátható PDF formátumban a könnyebb megjelenítés érdekében, azonban csatolmányként tartalmaznia kell az elektronikus aláírást tartalmazó algoritmikus feldolgozást elősegítő adatfájlt (pl. txt). NAV ellenőrzés során ezt a fájlt kell bemutatni a hatóság részére.

Az elektronikus számlázás során az adóhatóság által elfogadott fájlformátumok:

.txt formátum (szövegfájl)
bármilyen más olyan ún. print fájl formátum, amely nem tartalmaz formázott szöveget, illetve karaktereket, továbbá nem találhatók a fájlban – a soremelésen és az oldalkezdet jelzésén kívül – utasítások, és a fájl tartalma (a fájlban szereplő szöveg, illetve karakterek) egyértelműen megfeleltethető a kinyomtatott adatoknak (a fájlban szereplő karakterek sorozata, tulajdonsága a papírra történő kinyomtatással sem változik),
.csv fájlformátum,
.dbf fájlformátum,
.mdb fájlformátum,
.xls (Excel) fájlformátum,
.xml fájlformátum.

Adattartalma

Az elektronikus úton kibocsátott számlának ugyanazon adattartalommal kell rendelkeznie, mint a papíron kibocsátottnak. A számla adattartalmáról az ÁFA törvény 169. §-a rendelkezik.

Továbbítása

Elektronikus számlának a vevő részére történő továbbítására nincsenek jogszabályi rendelkezések, így arra bármilyen formában lehetőség van valamilyen elektronikus adathordozó segítségével (email, CD, DVD, pendrive, stb.). Az elektronikus aláírással és időbélyegzővel ellátott elektronikus számlát további elektronikus aláírással nem kell ellátni az email-es továbbításnál.

Megőrzése, archiválása

A Szt. 169. § (2) bekezdése a könyvviteli elszámolást alátámasztó számviteli bizonylatok megőrzési idejét legalább 8 évben határozza meg, amely megőrzési idő az elektronikus formában kiállított számlákra is érvényes. A részletes szabályokat a digitális archiválás szabályairól szóló 114/2007. (XII. 29.) GKM rendelet tartalmazza. Az elektronikus számla csak elektronikus formában állítható ki, továbbítható és tárolható, annak papír alapú módozata eredeti hiteles dokumentumként nem használható. A megőrzés során ki kell zárni a törlődés, véletlen megsemmisülés, sérülés lehetőségét, továbbá a jogosulatlan hozzáférés esélyét. A megőrzést végezheti:

a számlabefogadó maga,
digitális archiválással foglalkozó szolgáltató.

Sokszorosítása, számlamásolat

Az elektronikus számlák esetén az elektronikus másolat fogalma nem létezik, ugyanis a kiállított elektronikus számla bármennyi példányban sokszorosítható, az továbbra is „eredeti” marad. Az Eat. 4. § (3) bekezdése alapján a fokozott biztonságú, illetve minősített elektronikus aláírással ellátott elektronikus dokumentum kinyomtatott papír alapú módozata eredeti hiteles dokumentumként nem használható. Ebből következően az elektronikus számlák vonatkozásában kizárólag az elektronikus formában lézető – elektronikus aláírással és időbélyegzővel ellátott – számlák tekinthetők hiteles elektronikus számlának.

Hivatkozások