Ressursplanleggingssystem

Et ressursplanleggingssystem eller virksomhetsstyringssystem (fra engelsk: Enterprise resource planning (ERP)) er en betegnelse på et sett av programvare som støtter opp om en virksomhets forretningsområder, som blant annet produksjon, lager, salg, innkjøp og økonomi.^[1] Et sentralt element i disse systemene er at dataen som produseres i de ulike modulene alle ender opp i samme database, og modulene har ofte et enhetlig brukergrensesnitt på tvers av hverandre. ^[2]

Historie

Selve begrepet ERP ble innført av forsknings- og analysefirmaet Gartner i 1990. Mange ERP-løsninger var opprinnelig spesialisert på enten produksjon, økonomi eller HR. Nærmere årtusenskiftet ble det vanligere med bredere systemer som dekker flere ting. Datoproblematikk knyttet til nytt århundre og overgangen til euro i 2002 ble utløsende faktorer for at mange anskaffet ERP-systemer. I Norge var Statoil tidlig ute med å anskaffe en SAP-løsning, mens offentlig sektor med helseforetakene (Sykehuspartner) og Forsvaret (via Los-programmet) har fulgt etter med milliardinvesteringer utover 2000-tallet. Selv om internett har gjort ERP og integrerte løsninger aktuelt for stadig mindre virksomheter, er det fortsatt vanlig blant virksomheter med under 50 ansatte å ha nettbaserte systemer som ikke snakker sammen, eksempelvis ved at man bruker Dropbox til fillagring, Wordpress til nettpublisering, Mamut til økonomistyring og Projectplace til prosjektstyring. Microsofts produkter Dynamics, Sharepoint og Office tar sikte på å tilby integrerte «alt-i-ett-løsninger».

Tradisjonell tankegang om ERP forutsatte tilgang til store kontorskjermer og installert programvare på datamaskinen. Fremveksten av smarttelefoner med trådløs tilgang til internett har derfor blitt en stor utfordring for ERP-systemene utover på 2010-tallet. Mens Facebook har tatt over mye av den sosiale kommunikasjonen i folks private nettverk, står fortsatt e-post og tradisjonelle intranett sterkt i bedriftsmarkedet. En usikkerhetsfaktor framover er om ERP-systemene vil bli så sosiale at de vil bli «jobbens svar på Facebook», eller om andre kommunikasjonsverktøy vil leve side om side med ERP-løsningene. En undersøkelse som Gerry McGovern gjennomførte blant over 14 000 intranettbrukere, viste at det viktigste folk ønsker fra et intranett er å finne folk og få tilgang til verktøy som prosjektstyring, fagsystemer og CRM. Deretter følger personalstoff og nyheter fra virksomheten. En annen usikkerhetsfaktor er om ERP-systemene vil klare å overta mer av informasjonslagringen fra private lagringssteder som Dropbox. Det er gjerne visse yrkesgrupper i bedriften som bruker Dropbox og liknende tjenester, og det er nettopp de som IKKE er kjernebrukerne av henholdsvis HR/økonomi og CRM/ERP-systemer: økonomiavdeling og selgere. De yrkesgruppene ligger på bunnen, derimot er det 3 ganger så mye Dropbox-bruk på IT-avdelingen, 4 ganger så mye blant ingeniørene og fem ganger så mye blant markedsfolkene. Jo mer de samhandler på tvers og utadrettet, jo mer ser det ut til at bruken av uautoriserte samhandlingsverktøy øker.

Moduler

For at et system skal kunne karakteriseres som et ERP-system må det inneholde flere funksjoner rundt bedriften, og ikke kun ett^[2].

Typiske moduler for hva et ERP-system burde dekke er^[3]:

Regnskap og økonomistyring
Kunderelasjonshåndtering
Logistikk og forsyningskjedeledelse (SCM)
Personalhåndtering og lønn

Andre berørte temaer kan blant annet være:

Prosjektledelse
Analyse for forretningsinnsikt

Kjernen i et ERP-system er ofte økonomien, da det handler om ressursplanlegging^[2]

Strategier

De ulike ERP-leverandørene som finnes har utformet sine systemer rundt standard forretningsprosesser, gjerne basert på «beste praksis». Tilpasninger av et ERP-system innebærer at det gjøres endringer eller utvidelser som endrer hvordan det standardiserte systemet fungerer. Tilpasninger kan være svært kostbart og komplisert. En rasjonell implementering av et ERP-system i en bedrift vil fordre en viss tilpasning av organisasjonen og av bedriftens forretningsprosesser fremfor å tilpasse programvaren til eksisterende prosesser. Stridens kjerne i mange virksomheter kan være i hvilken grad virksomheten skal tilpasse seg en standardisert måte å jobbe på, eller betale for å få tilpasset systemene til sine rutiner. For korte forprosjekter med manglende kartlegging av eksisterende forretningsprosesser er en viktig årsak til feilslåtte ERP-investeringer.^[4] Risiko reduseres ved en grundig analyse av alle operasjonelle forretningsprosesser før man velger system/leverandør. Deretter er spørsmålet i hvilken grad man skal tilpasse teknologien til prosessene, eller motsatt. På grunnlag av valgene man tar kan man velge leverandør og dimensjonere fremtidig organisasjon.^[5] Forskning viser at risikoen for at ERP-systemets forretningsprosesser ikke samsvarer med behovet reduseres ved å evaluere gjeldende organisatoriske prosesser opp mot bedriftens overordnede strategier, analysere effektiviteten til hver prosess i lys av oppnåelig produktivitet og skape forståelse av verdien og omfanget av de løsninger som skal implementeres^[6]^[7]

Integrasjon

Som grunnleggende ERP-strategi har en virksomhet tre valg:

Full integrasjon via skreddersøm eller standard API: ERP-systemer som snakker sammen mellom moduler og godkjente tredjepartsverktøy
Databaseintegrasjon: ERP-systemer som snakker sammen via tabeller i en database
Manuell eller ingen integrasjon: Man aksepterer at det gjøres dobbeltarbeid fordi integrasjon er dyrt/vanskelig

En viktig del av ERP-strategien er å finne ut hvor og hvordan man skal lagre grunndata. Dette er data som ofte er «dubletter», det vil si at dataene ligger lagret i mange ulike systemer. Hvis en medarbeider eller kunde bytter navn, hvordan og hvor mange steder skal dette korrigeres, og hvilke systemer skal hente opplysningene fra stedet hvor grunndata vedlikeholdes? Ofte velger man å gå for bredere ERP-løsninger for å fjerne behovet for synkronisering av data mellom ymse systemer.

Det er viktig å skille mellom skreddersøm og innstillinger. Mens skreddersøm kan øke viljen blant brukerne til å ta i bruk den nye løsningen, er det da virksomhetens ansvar hvordan skreddersømmen testes, driftes og vedlikeholdes. Vil den overleve en oppgradering av programvaren? Innstillinger er en måte å «skreddersy» løsningen uten å overta ansvaret fra leverandøren.

Fordeler med ERP

De viktigste fordelene forbundet med en ambisiøs ERP-strategi er:

Integrerte prosesser sparer tid og penger
Ledelsen kan fatte beslutninger raskere, med færre feil
Data blir synlig på tvers i organisasjonen
Bedre budsjetter og bedre historikk
Sporing av ordre fra aksept til leveranse
Lettere å finne ut hva man tjener mest penger på

Ulemper med ERP

De viktigste ulempene forbundet med en ambisiøs ERP-strategi er:

At tilpasning er så vanskelig og ERP ofte fordrer at man finner minste felles multiplum i virksomheten
Endringer i prosessene for å tilpasse seg til ERP-systemet kan fjerne fokus fra kjerneoppgavene
ERP kan være dyrere enn mindre integrerte og mindre ambisiøse løsninger
Høye byttekostnader ved ERP gir leverandøren forhandlingsmakt som kan øke prisene på drift og vedlikehold
Motstand mot å dele sensitiv informasjon mellom avdelingene
Man integrerer uavhengige forretningsområder som hadde levd fint på egen hånd
Opplæring i nye rutiner og systemer tar fokus vekk fra daglig drift
Man kan miste konkurransefortrinn fordi man tilpasser seg til standardmetoder å jobbe på

Prosjekter

Bytte av ERP-systemer er en høyrisikooppgave for en virksomhet. Mange av de største virksomhetene i verden opplever nedgang i resultatene i en overgangsperiode. Ofte mangler virksomheten intern kompetanse til å gjennomføre et ERP-prosjekt, noe som har skapt et marked med mange høyt betalte rådgivere som bistår med ERP-implementering. Vanligvis tar eksterne tilbydere ansvaret for hele ERP-implementeringen herunder planlegging, opplæring, testing, implementering og levering av eventuelle tilpasninger. Leverandørene av ERP-produkter har ofte en partnerstrategi, og formidler kompetanse om systemet via de eksterne konsulentene. Enkelte ERP-pakker er ikke utformet for å støtte tilpasninger, mens andre pakker har svært høy grad av generisk funksjonalitet som innebærer at man gjør tilpasninger under selve implementeringsprosessen. Etter at en ERP-løsning er levert kreves det vedlikehold, brukerstøtte og administrasjon i driftsfasen. Dette utføres ofte av en intern IT-avdeling, men kan også outsources til eksterne konsulenter.

Hvor lang tid et ERP-prosjekt tar varierer med virksomhetens størrelse, antall moduler og hvor mye prosessene skal endres. En trinnvis lansering anbefales ofte. En undersøkelse av storbedrifters ERP-prosjekter viste at det typiske ERP-prosjektet deres varte i 14 måneder og inkluderte 150 innleide konsulenter. Små prosjekter kan være gjort på måneder, mens multinasjonale og andre større prosjekter kan vare i mange år.

Referanser

^ Huma AS. «ERP». Besøkt 3. oktober 2023.
^ ^a ^b ^c Heggernes, Tarjei A. (2023). Digital forretningsforståelse. Fra store data til små biter. Bergen: Fagbokforlaget. ISBN 978-82-450-4613-7.
^ «Definition of Enterprise Resource Planning (ERP) - Gartner Information Technology Glossary». Gartner (på engelsk). Besøkt 3. oktober 2023.
^ Turban et al. (2008). Information Technology for Management, Transforming Organizations in the Digital Economy. Massachusetts: John Wiley & Sons, Inc., pp. 300–343. ISBN 978-0-471-78712-9
^ Brown, C., and I. Vessey, «Managing the Next Wave of Enterprise Systems: Leveraging Lessons from ERP,» MIS Quarterly Executive, 2(1), 2003.
^ King. W., "Ensuring ERP implementation success, " Information Systems Management, Summer 2005.
^ Yusuf, Y., A. Gunasekaran, and M. Abthorpe, "Enterprise Information Systems Project Implementation: A Case Study of ERP in Rolls-Royce, " International Journal of Production Economics, 87(3), February 2004.

Eksterne lenker

Hva er et ERP-system?

[1] Huma AS. «ERP». Besøkt 3. oktober 2023.

[:0-2] Heggernes, Tarjei A. (2023). Digital forretningsforståelse. Fra store data til små biter. Bergen: Fagbokforlaget. ISBN 978-82-450-4613-7.

[3] «Definition of Enterprise Resource Planning (ERP) - Gartner Information Technology Glossary». Gartner (på engelsk). Besøkt 3. oktober 2023.

[4] Turban et al. (2008). Information Technology for Management, Transforming Organizations in the Digital Economy. Massachusetts: John Wiley & Sons, Inc., pp. 300–343. ISBN 978-0-471-78712-9

[5] Brown, C., and I. Vessey, «Managing the Next Wave of Enterprise Systems: Leveraging Lessons from ERP,» MIS Quarterly Executive, 2(1), 2003.

[6] King. W., "Ensuring ERP implementation success, " Information Systems Management, Summer 2005.

[7] Yusuf, Y., A. Gunasekaran, and M. Abthorpe, "Enterprise Information Systems Project Implementation: A Case Study of ERP in Rolls-Royce, " International Journal of Production Economics, 87(3), February 2004.

[1]

[2]

[3]

[4]

[5]

[6]

[7]